Public Capacity er eksperter i at finde det perfekte match mellem virksomheder og ledige kandidater. Virksomheden samarbejder med kommunerne for at sikre, at borgere, der står uden arbejde, finder det rette job. Public Capacity har som mission at sørge for, at de danske virksomheder får den arbejdskraft, de har brug for.
“Tidligere tog det ekstremt lang tid at lave eksterne rapporter til kunderne med en god analyse og en klar anbefaling,” fortæller CEO Peter Mortensen.
Public Capacity stod over for betydelige udfordringer med deres eksisterende systemer. Data lå spredt i Excel-ark, OneNote og et løst koblet CRM-system med tekstfelter. Det gjorde det næsten umuligt at få et samlet overblik over virksomhedens processer og resultater.
De manuelle arbejdsgange var tidskrævende og inkonsistente. Når vores konsulenter skulle trække data ud til rapporter, var det en omfattende proces hver gang, og ledelsen var konstant i tvivl om datakvaliteten.
“Vi havde reelt ikke rigtig noget styringsredskab. Og vi har jo en ambition om at skalere den her virksomhed og gøre tingene mere standardiserede, ens på tværs af de forskellige teams. Det havde vi ingen chance for,” uddyber Peter Mortensen.
Problemet var særligt udtalt på ledelsesniveau, hvor behovet for at kunne optimere processer, lave kunderapporter og understøtte salgsarbejdet gennem indsigt i data var kritisk for virksomhedens vækstambitioner.
I samarbejde med Nextagenda implementerede Public Capacity en Dynamics 365 Customer Service løsning med specialudviklede Power Apps, der understøtter virksomhedens specifikke jobmatching-processer.
Løsningen består af to hovedmoduler: Et jobbank-modul til håndtering af jobåbninger og et jobmatch-modul til kandidatmatching. Systemet guider konsulenter gennem hele processen fra identifikation af jobåbninger til succesfuld ansættelse af kandidater.
Systemet understøtter både proces-guidance og ensartet datahåndtering på tværs af alle teams. “Jeg ville gerne have, at systemet skulle kunne hjælpe vores konsulenter med at få en mere strømlinet arbejdsgang. Sådan at når de arbejder med det her, så hjælper systemet dem, og guider dem til det næste de skal gøre,” forklarer Peter Mortensen.
Når konsulenterne finder jobåbninger, tjekker de først om virksomheden allerede eksisterer i systemet. Derefter kvalificeres jobåbningen sammen med virksomheden, hvorefter den overføres til jobmatch-modulet. Her søger systemet automatisk efter relevante kandidater baseret på definerede kriterier og samler dem i grupper for målrettet kontakt.
Implementeringen af Dynamics 365 foregik over sommeren sidste år med foranalyser før sommerferien og fuld udrulning i august.
Implementeringen af Dynamics 365 løsningen har haft en transformativ effekt på Public Capacitys forretning. Virksomheden kan nu levere detaljerede kunderapporter med valide data og har fået et helt nyt indblik i deres processer.
“Nu får vi lavet deep-dive rapporter, hvor vi bl.a. kan se gennemløbstiden fra vi har identificeret et job, til det er blevet besat med en af vores kandidater. Derudover har vi nu løbende overblik over progressionen af vores sager og kan på den måde handle rettidigt i stedet for som tidligere – på bagkant. forklarer Peter Mortensen.
Medarbejderne er også meget tilfredse med den nye løsning. Som en medarbejder udtrykte det: “I starten synes hun, at Dynamics var uoverskueligt. Nu er Dynamics hendes nye bedste ven.” Hun har købt fuldstændig ind på systemet og kan se den værdi og det overblik, det giver.
“Nu får vi lavet deep-dive rapporter, hvor vi bl.a. kan se gennemløbstiden fra vi har identificeret et job, til det er blevet besat med en af vores kandidater. Derudover har vi nu løbende overblik over progressionen af vores sager og kan på den måde handle rettidigt i stedet for som tidligere – på bagkant.”
Forklarer Peter Mortensen.
Den digitale opgradering har resulteret i betydelige tidsbesparelser på tværs af organisationen. Konsulenter brugte tidligere en del timer ugentligt på manuel dataindtastning og rapportering. Det er nu reduceret betydeligt. Den sparede tid bruges i stedet på værdiskabende aktiviteter som direkte kandidatkontakt og virksomhedsrelationer.
Automatiseringen af kandidatsøgning har reduceret tiden til at identificere relevante kandidater væsentligt. Det har gjort det muligt for konsulenter at håndtere flere jobåbninger samtidigt.
Rapportgenerering, der tidligere tog en hel arbejdsdag kan nu gennemføres på nogle få timer. Det har frigivet ressourcer til mere strategisk analyse og kundeservice.
Den samlede digitalisering har resulteret i en omkostningsreduktion relateret til administrative processer, hvilket har gjort det muligt at investere yderligere i forretningsudvikling.
Samtidig har den forbedrede datakvalitet og proceseffektivitet ført til en pæn stigning i succesraten for jobmatch. Det har styrket kundetilfredsheden og ført til flere kontrakter med kommunerne.
Public Capacity ser nu på muligheder for at integrere kunstig intelligens for yderligere optimering og overvejer at udvikle mere eksternt rettede funktioner i systemet.
Løsningen har ikke blot løst de umiddelbare udfordringer med dataintegration og procesunderstøttelse, men har også skabt fundamentet for virksomhedens fortsatte vækst og digitale transformation.
Ved at kombinere et standardsystem (Customer Service) med kundens forretningsviden og Nextagendas indsigt i implementeringsmuligheder, er Public Capacity endt med et rigtigt godt fundament. Det sikrer gode muligheder for at vokse med forretningen – både forretningsmæssigt og teknologisk. Alt sammen mens Nextagenda står klar til at understøtte den fortsatte udvikling.
Det har Nextagenda hjulpet Public Capacity med – det kan vi gøre igen for din virksomhed.
© 2025 NextAgenda • All Rights Reserved
